インタビューや会議の内容を文字に起こしてまとめる作業は、案外時間を取られるものですよね。
今回は作業がはかどらないあなたのために、テープ起こしをスムーズに進めるポイントを5つに絞ってご紹介します。
ポイントを押さえて、作業時間を大幅短縮しましょう！

▼この記事でわかること
・テープ起こしの概要
・自分で起こすときのポイント
・テープ起こしの外注のしかた
・外注するときの注意点

そもそもテープ起こしとは？

録音した音声を文字に起こすことで、文字起こしとも呼ばれます。
インタビューや会議の場で、すべての言葉をメモすることは不可能ですよね。
ですから会話の内容を録音しておき、あとで聞き直してテキストに変換するのです。

例えば、１対１のインタビューなら下記のように起こします。

A：早朝はランニングで汗を流しておられるそうですね。
B：はい。少し走ると眼が覚めるんですよ。
A：少しとは、どのくらい走っておられるのでしょう？
B：10kmくらいですね。

実際のインタビューには、周囲の雑音や「う～ん」などの不要な言葉も含まれているでしょう。 不要な発話をそぎ落とすことも、テープ落としの仕事です。

自分でテープ起こしを行うときのポイント

比較的短い会話なら、テープ起こしも案外自分でできるものです。
以下のポイントに注意して、効率良くテキストにまとめましょう。

テープ起こしに集中できる環境を整える

テープ起こしは録音された音声を聞いて作業を行います。
社内のコピー機の音やざわめきで、録音した音声が聞こえづらいとテープ起こしもはかどりませんよね。
ですから、なるべく静かな会議室や資料室などにこもって作業を行うのがオススメです。
場所が確保できないときは、ヘッドホンをすると音声がクリアに聞こえますよ。

先に流しで聞いておく

テキストに起こす前に、録音データを一度始めから終わりまでざっくり聞いておきましょう。
先に聞いておくことで、話の流れや要点が理解でき、テープ起こしがはかどりますよ。

話者を聞き分ける

話している人が何人いて、誰が話しているかを聞き分けましょう。
１対１のインタビューなら、聞き手と話し手の２人がいるはずです。
また会議なら、複数の人がそれぞれ発話していますよね。
「誰が発言したか」も重要な要素ですから、間違いのないように注意したいものです。
テキストを入力し始める前に、話し方や声のトーン、イントネーションなどの特徴をひとりひとり細かくメモしておきましょう。
話者が誰なのか分からなくなったときに、メモを見返して特定します。

先にざっくり書き上げる

詳細まで聞き取れなくても構いません。
まずはざっくり書きあげましょう。
あとから聞き取れなかった部分をじっくりチェックして書き上げます。
初めに聞き取れなかった箇所は「●●（03：51）」と仮で記入しておくと、後で聞き返すときラクになります。

外注も検討する

• ・業務が忙しくて時間が取れない
• ・社内に静かな環境がなく正確に聞き取れない
• ・話者の区別がつかない

上記のように、テープ起こしをしたくてもできない状況でしたら外注を検討されてはいかがでしょうか？
自分で行うよりも早く、正確に、丁寧なテキスト文章が仕上がります。

テープ起こしの外注のしかた

外注する場合、業者の心当たりがなければネットから注文するのが一般的です。
料金や納期、専門性、対応の丁寧さなどを比較して、自社にマッチする業者を選んでください。

＜一般的なテープ起こし外注の流れ＞

テープ起こしを外注するときの注意点

業者に丸投げすれば必ず品質の良いテキストが出来上がる、とは限りません。
後のチェックが煩雑にならないよう、下記の注意点を確認した上で、発注してくださいね。

専門用語を知っておく

依頼する前に、最低限のテープ起こしの専門用語を確認しておきましょう。

素起こし

録音された音声をすべて書き起こす対応の起こし方です。 「あー」「うーん」「ええと」というような、本筋に関係のない発話もすべて書き起こしますため、時間も料金も少し高めになる場合が多いようです。

ケバ取り

素起こしから、「あー」「うーん」「ええと」というような、言い澱みや相槌などの余計な発話を取り除いたタイプの起こし方です。 素起こしよりも話の流れが読みやすくなることから、テープ起こしといえばケバ取りするのが現在の主流です。

整文

ケバ取りに加えて、さらに読みやすい文章に整えたタイプの起こし方です。
忙しくてすぐにでも文章を掲載したいときに重宝します。

タイムコード（タイムスタンプ）

テキスト内に時間経過を記録することです。
例）

「～でした（00：04：58）」
このケースですと『「～でした」と話し終わった時、録音開始から4：58だった』ということです。 見直しをする際にタイムコードの記載があると、発言箇所が探しやすくなります。

自社の専門用語や固有名詞を伝えておく

聞き手や話し手の名前、専門用語、会話内の第三者や固有名詞など、社内の人間でなければ分からない用語を、事前に伝えておきましょう。
テキストに書き起こせない単語が減り、読みやすくなりますよ。

例）

A：3年分の法人税・消費税申告書と●●（05：29）を拝見しました。
●●（05：32）の計算に誤りがあるようです。

専門用語を事前に知らせておくと…

A：3年分の法人税・消費税申告書と元帳を拝見しました。
減価償却費の計算に誤りがあるようです。

起こす必要のない部分を伝えてコスト削減

インタビューや会議を開始した直後は、自己紹介や世間話で10分ほど経過していることもありますよね。
このような場合は、録音開始11分後から書き起こしてもらえるよう伝えましょう。
これで10分ぶんの料金を安くできます。
中には途中開始不可の業者もありますので、見積もりの際に確認しておきましょう。

タイムコードの入力を

業者によって対応が大きく異なるのがタイムコードです。
5分おきと不明点に入力される業者もあれば、こちらから依頼しないとまったく入力されない業者までさまざま。 念のためタイムコードを定期的に入力するよう、あらかじめ伝えておくと安心です。